Quais são os quatro tipos de aquisição? Diretrizes e casos do setor

Quando sua empresa precisa comprar matéria-prima, assinaturas de software, serviços de limpeza e um novo prédio de escritórios, você usa o mesmo abordagem de aquisição para todos eles? Se você respondeu não, já reconhece que compras diferentes exigem estratégias diferentes – quer você perceba ou não.

Compreender os quatro tipos de compras não é apenas teoria acadêmica. É a base para otimizar seus gastos, gerenciar riscos e gerar valor estratégico real. Vamos detalhar o que cada tipo realmente significa e como aplicá-los em sua organização.

 

 

Esclarecendo a confusão: os 4 tipos de aquisição definidos

 

A maioria das discussões sobre aquisições erra ao simplificar demais. Aqui está o que você realmente precisa saber:

Aquisição Direta : As coisas para ganhar dinheiro
Isso é o que entra em seu produto ou serviço final. Se você é um fabricante, são as suas matérias-primas. Se você é um restaurante, são os ingredientes alimentares. Se você é uma empresa de software, é a sua infraestrutura em nuvem que dá suporte direto ao seu produto.

O negócio é o seguinte: a aquisição direta impacta diretamente sua receita. Quando esses suprimentos param, sua produção para. É por isso que exige relacionamento estratégico com fornecedores , não apenas compras transacionais.

Aquisições Indiretas : Os gastos "Mantenha as luzes acesas"
Isso é tudo que mantém seu negócio funcionando, mas não acaba no produto final. Pense em suprimentos de escritório, utilitários, equipamentos de manutenção e assinaturas de software como Slack ou Microsoft Office.

O desafio? Estas despesas são frequentemente fragmentadas entre departamentos e carecem de visibilidade. Mas aqui está a oportunidade: a gestão estratégica de compras indiretas pode proporcionar ganhos rápidos e economias de custos significativas.

Aquisição de serviços: a experiência que você não tem internamente
Isto abrange tudo, desde agências de consultoria e marketing até pessoal temporário e empreiteiros especializados. A grande diferença? Você está comprando conhecimento e resultados, não produtos físicos.

A chave com aquisição de serviços é que você está gerenciando entregas e relacionamentos, não estoque. Isto requer contratos diferentes, métodos de avaliação diferentes e abordagens de gestão de relacionamento diferentes.

Aquisição de despesas de capital (CapEx): os grandes investimentos
Esta é a sua compra de ativos de longo prazo – construir uma nova instalação, comprar equipamentos importantes ou sistemas de software corporativos. Estas decisões têm implicações financeiras plurianuais e geralmente requerem aprovação executiva.

O que torna o CapEx diferente? O processo de avaliação é mais longo, os riscos são maiores e você está tomando decisões que impactarão seus negócios nos próximos anos.

 

Pelas lentes da indústria: aplicações do mundo real

 

A teoria é boa, mas como isso realmente funciona em diferentes setores? Deixe-me mostrar a você.

 

Na fabricação:

• Direto: Aço, resinas plásticas, componentes eletrônicos

• Indireto: Equipamentos de segurança, lubrificantes de máquinas, suprimentos de manutenção de fábrica

• Serviços: Reparação de equipamentos, logística e transporte, mão de obra temporária

• CapEx: Robôs industriais, máquinas de linha de produção, expansão de armazéns

Em Tecnologia:

• Direto: recursos de computação em nuvem, hardware de data center para produtos voltados para o cliente

• Indireto: móveis de escritório, software de produtividade, almoços em equipe

• Serviços: prestadores de serviços de desenvolvimento de software, auditorias de segurança cibernética, agências de marketing digital

• CapEx: Sede corporativa, construção de data center, principais licenças de plataformas de software

Na saúde:

• Direto: produtos farmacêuticos, instrumentos cirúrgicos, implantes médicos

• Indireto: suprimentos administrativos, serviços de limpeza, roupas de cama para pacientes

• Serviços: Manutenção de equipamentos médicos, equipe de enfermagem temporária, suporte de TI

• CapEx: máquinas de ressonância magnética, construção de alas hospitalares, sistemas de registros eletrônicos de saúde

O padrão aqui é crucial: o seu setor determina qual tipo de aquisição merece mais atenção e recursos.

 

O atalho para pequenas empresas: uma abordagem simplificada

 

 

Se você estiver em uma organização menor, o modelo de quatro tipos pode parecer opressor. Veja como adaptá-lo:

A regra 80/20 para compras:
Concentre 80% do seu esforço nos 20% dos gastos que podem realmente prejudicar o seu negócio se forem mal administrados.

Três categorias simplificadas:

1. Materiais para ganhar dinheiro (Sua versão de Aquisição Direta)

   • Qualquer coisa que afete diretamente sua capacidade de entregar aos clientes

   • Gerenciar com relacionamentos estratégicos com fornecedores e planos de backup

2. Fundamentos de negócios (Combinando Indiretos e Serviços)

   • Tudo o que você precisa para executar suas operações

   • Foco na consolidação e eficiência

3. Investimentos revolucionários (Seu CapEx)

   • Compras importantes que irão expandir ou transformar seu negócio

   • Exigir análise completa do ROI e informações executivas

Já vi pequenas empresas economizarem de 15 a 20% em seus gastos gerais apenas implementando esse sistema simples de categorização.

 

Aquisição com Propósito: Integrando Sustentabilidade

 

Hoje, todas as decisões de aquisição acarretam implicações ambientais e sociais. Veja como incorporar sustentabilidade em cada tipo de aquisição:

Para compras diretas:
Pergunte aos seus fornecedores: “Qual é a sua pegada de carbono para a produção desses materiais?” e "Você pode fornecer transparência às práticas trabalhistas da sua cadeia de suprimentos?"

Para compras indiretas:
Escolha fornecedores que ofereçam alternativas sustentáveis, como materiais de escritório reciclados ou equipamentos com eficiência energética. Pequenas mudanças aqui se somam rapidamente.

Para aquisição de serviços:
Avalie potenciais parceiros em suas políticas de diversidade, práticas salariais justas e compromissos ambientais. Seus valores tornam-se uma extensão da sua marca.

Para Despesas de Capital:
Faça da eficiência energética e do impacto ambiental critérios-chave na sua avaliação. Esse novo equipamento de produção deve ser avaliado tanto em termos de custo como de produção de carbono.

A melhor parte? Compras sustentáveis muitas vezes se alinha com a economia de custos. Equipamentos com eficiência energética custam menos para operar. Fornecedores éticos normalmente têm melhor retenção e qualidade.

 

Seu plano de ação em 4 etapas: da teoria aos resultados

Conhecer as categorias é uma coisa – implementá-las é outra. Aqui está o seu roteiro:

Passo 1: Conduza uma Análise de gastos
Extraia dados do seu sistema contábil dos últimos 12 meses. Categorize cada compra significativa. Você provavelmente descobrirá padrões de gastos que nunca percebeu.

Etapa 2: mapear para os quatro tipos
Atribua cada categoria de gastos a um dos quatro tipos de aquisição. Só isso revelará onde sua atenção precisa ser focada.

Etapa 3: desenvolver estratégias de categoria

• Direto: Foco no relacionamento com fornecedores e gestão de riscos

• Indireto: Promova eficiência e consolidação

• Serviços: Enfatize resultados claros e métricas de desempenho

• CapEx: Implementar avaliação rigorosa e análise de ROI

Etapa 4: implementar e refinar
Comece primeiro com as categorias de maior gasto. Treine sua equipe, estabeleça novos processos e estabeleça ciclos regulares de revisão.

 

Medindo o que é importante: KPIs para cada categoria

 

Você não pode melhorar o que não mede. Aqui estão as principais métricas para cada tipo de aquisição:

KPIs de compras diretas:

• Taxas de defeitos do fornecedor

• Desempenho de entrega no prazo

• Custo total de propriedade (não apenas o preço de compra)

KPIs de compras indiretas:

• Eficiência do processo (tempo de ciclo do pedido de compra)

• Conformidade com fornecedores preferenciais

• Economia de custos em relação aos períodos anteriores

KPIs de aquisição de serviços:

• Conformidade com o acordo de nível de serviço (SLA)

• Satisfação das partes interessadas internas

• Cumprimento do orçamento

KPIs de despesas de capital:

• Conclusão do projeto dentro do prazo e do orçamento

• Retorno do investimento versus projeções

• Taxas de utilização de ativos

 

Seu kit de ferramentas gratuito para transformação de compras

 

Pode parecer muito difícil implementar isso, e é por isso que criamos ferramentas para torná-lo prático.

[Baixe seu kit de ferramentas gratuito de classificação de compras]

Você vai conseguir:

• Modelo de análise de gastos (Excel) - Para categorizar seus gastos atuais

• Scorecard de avaliação de fornecedores - Para comparar fornecedores objetivamente

• Avaliação de verificação de integridade de aquisições - Para identificar suas maiores oportunidades

• Lista de verificação de implementação - Para que você não perca nenhuma etapa crucial

Estas são exatamente as mesmas ferramentas que usamos com nossos clientes para ajudá-los a construir operações de compras de classe mundial.

 

Seus próximos passos

Comece com uma área. Escolha sua categoria de maior gasto e aplique a estratégia apropriada. Os insights que você obter provavelmente compensarão o esforço nos primeiros meses.

Lembre-se, o objetivo não é a perfeição – é o progresso. Cada passo dado em direção a um gerenciamento de compras mais estratégico proporcionará retornos crescentes.

Pronto para transformar sua abordagem de compras? Baixe seu kit de ferramentas gratuito acima ou, se desejar orientação personalizada, [agende uma consulta gratuita com nossos especialistas em compras]. Ajudaremos você a aplicar essas estruturas ao seu contexto de negócios específico.

 

Perguntas frequentes: dominando a categorização de aquisições

 

1. P: Como lidamos com compras que parecem se enquadrar em mais de uma categoria?

A: Isso é comum. A chave é identificar o objetivo comercial principal . Por exemplo, comprar laptops para seus novos desenvolvedores de software é uma Direto aquisição se eles estiverem construindo seu produto, mas Indireto se forem para a equipe de RH. Crie uma regra simples: "Qual item de linha de P&L esse custo suporta?" Isso geralmente esclarece a categoria.

 

2. P: Nossa empresa está crescendo rapidamente. Em que momento deveríamos separar formalmente a gestão destes diferentes tipos de aquisições?

A: Uma boa regra é quando seus gastos anuais atingem um ponto em que uma economia de 10% em qualquer categoria justificaria uma função dedicada de meio período. Para a maioria das empresas, isso gira em torno da marca de gasto anual de US$ 5 a 10 milhões. Antes disso, use o modelo simplificado de três categorias, mas atribua um “proprietário” para cada uma de sua equipe existente.

 

3. P: Como podemos fazer com que outros departamentos (como Marketing ou P&D) sigam essas categorias de compras?

A: Não lidere com a estrutura de compras. Em vez disso, faça parceria com eles para resolver seus problemas. Para o Marketing, enquadre a Aquisição de Serviços como forma de obter melhores resultados de suas agências. Para P&D, enquadre a Aquisição Direta como uma forma de garantir que nunca fiquem sem materiais críticos. Quando eles veem o valor de seus objetivos, segue-se a adoção.

 

4. P: Somos uma organização sem fins lucrativos. Essas mesmas categorias se aplicam a nós?

A: Com certeza, mas o foco muda. Sua aquisição “Direta” pode ser de materiais relacionados ao programa. "CapEx" poderia ser um novo edifício para serviços comunitários. A estrutura é universal, mas a sua estratégia para cada tipo será orientada pela sua missão e pelos requisitos do doador, e não pelas margens de lucro.

 

5. P: Qual é o maior risco de errar nessas categorias?

A: Má alocação de recursos e talentos. O erro mais comum é tratar as compras diretas de alto risco como compras indiretas simples e transacionais. Isto pode levar a interrupções na cadeia de abastecimento que interrompem as suas operações. Por outro lado, a engenharia excessiva do processo para compras indiretas de baixo valor cria burocracia desnecessária e retarda sua equipe.

 

6. P: Como deve ser o nosso estratégia de negociação diferem entre essas categorias?

A: Sua abordagem deve variar significativamente:

• Direto: Negociar parcerias de longo prazo e riscos compartilhados.

• Indireto: Negocie descontos por volume e eficiência.

• Serviços: negocie resultados claros, KPIs e flexibilidade.

• CapEx: Negocie suporte ao ciclo de vida, garantias e preparação para o futuro.

 

7. P: Um único fornecedor pode se enquadrar em diversas categorias de compras?

A: Sim, e este é um sinal de um parceiro estratégico forte. Por exemplo, um fornecedor de tecnologia pode ser um fornecedor direto para infraestrutura em nuvem, um fornecedor de serviços para implementação e um fornecedor de CapEx para uma licença de software importante. Nestes casos, gerencie o relacionamento de forma holística, mas negocie cada tipo de gasto com sua estratégia adequada.

 

8. P: Como as operações globais impactam esse modelo de categorização?

A: As categorias permanecem as mesmas, mas sua execução será diferente por região. As regulamentações locais, as normas culturais e a maturidade do mercado afetarão a forma como você gerencia cada tipo. Uma estratégia global que sirva para todos muitas vezes falha. A estrutura oferece uma maneira consistente de analisar e adaptar sua abordagem para cada região.

 

9. P: Qual o papel que a tecnologia deve desempenhar na gestão destes diferentes tipos?

A: Sua pilha de tecnologia deve suportar o fluxo de trabalho exclusivo de cada categoria. Não force uma ferramenta a fazer tudo. Você pode usar:

• Uma sofisticada plataforma S2P para Direct e CapEx.

• Um sistema de cartões P simplificado e fácil de usar para Indireto.

• Uma ferramenta especializada de gerenciamento de contratos e SOW para serviços.

 

10. P: Como medimos o sucesso global da implementação desta abordagem categorizada?

A: Além dos KPIs específicos da categoria, acompanhe as metamétricas:

• Tempo de Ciclo: Estamos tomando decisões mais rapidamente em cada categoria?

• Satisfação das partes interessadas: Os clientes internos estão mais satisfeitos com o apoio que recebem?

• Evitar custos: estamos evitando compras ruins e não apenas obtendo preços mais baixos?

• Redução de riscos: Tivemos menos interrupções no fornecimento ou problemas de conformidade?