Quais são os 5 P's da compra? Guia do profissional de compras

Se você pesquisou “os 5 P's da compra” on-line, provavelmente ficou mais confuso do que quando começou. A maioria dos artigos fala sobre os 4 P's do marketing ou discute os “5 direitos” das compras.

A verdade é a seguinte: a estrutura dos 5 P's em compras é fundamentalmente diferente do marketing e, quando bem compreendida, torna-se uma das ferramentas mais poderosas na sua gestão. kit de ferramentas de aquisição.

Vamos esclarecer a confusão de uma vez por todas.

 

 

Além do marketing: por que esta estrutura é importante nas compras

 

Os clássicos 4 P's do marketing (Produto, Preço, Praça, Promoção) concentram-se na venda. Mas em compras, estamos focados em comprar estrategicamente. É por isso que adaptamos a estrutura com um quinto P crucial: Processo.

Pense desta forma: enquanto o marketing tenta influenciar os compradores, o setor de compras precisa tomar decisões de compra estratégicas e informadas que afetem seus resultados financeiros. Os 5 P's oferecem uma maneira estruturada de avaliar cada decisão de compra de forma holística.

 

Os 5 P's de Procurement desconstruídos

 

Produto: é mais do que apenas especificações

Em compras, “Produto” vai muito além de recursos básicos. Estamos falando de análise total de requisitos.

Deixe-me dar um exemplo real. Ao adquirir equipamentos industriais, você não olha apenas as especificações da máquina. Você precisa considerar:

• Requisitos de manutenção e disponibilidade de serviço

• Compatibilidade com seus sistemas existentes

• Vida útil esperada e dados de confiabilidade

• Certificações de conformidade ambiental

• Requisitos de treinamento para sua equipe

O maior erro que vejo? As empresas concentram-se apenas no preço de compra inicial, sem considerar o que acontece quando o produto quebra em dois anos. Sempre pense em todo o ciclo de vida do produto.

 

Preço: Compreensão Custo total de propriedade

É aqui que a maioria das pessoas erra. O preço não é apenas o número na fatura.

Vamos analisar o que realmente importa:

• Custo de aquisição: o preço real de compra

• Custos operacionais: Consumo de energia, consumíveis necessários

• Custos de manutenção: Contratos de serviço, peças de reposição

• Custos de eliminação: Taxas ambientais, custos de reciclagem

• Custos ocultos: tempo de treinamento, tempo de inatividade da instalação

Aqui está uma regra simples: se você não está calculando o custo total de propriedade (TCO), você não está realmente entendendo seus custos.

 

 

Lugar: Decisões estratégicas de fornecimento

"Lugar" em compras significa otimizar a geografia da sua cadeia de suprimentos. Trata-se de equilibrar custos e riscos.

Considere estas questões:

• A quantos fusos horários está o seu fornecedor?

• Qual é a estabilidade política da sua região?

• Existem pontos únicos de falha na sua cadeia logística?

• Qual é a compensação entre custo de manutenção de estoque e custo de envio?

Durante a pandemia, as empresas que diversificaram a sua estratégia de “lugar” sobreviveram muito melhor às perturbações da cadeia de abastecimento do que aquelas que dependiam de regiões de abastecimento único.

 

Processo: o mecanismo de compras

Este é o P que torna a aquisição única. Seus processos determinam sua eficiência e conformidade.

Um forte processo de aquisição inclui:

• Padronizado qualificação de fornecedor

• Fluxos de trabalho de aprovação claros

• Sistemas automatizados de pedidos de compra

• Avaliações regulares de desempenho

• Mecanismos de melhoria contínua

Já vi empresas economizarem centenas de horas mensais apenas simplificando seu processo de requisição até pedido. O processo certo não tem a ver com burocracia – trata-se de eliminar atritos.

 

Pessoas: o elemento humano

As pessoas não são apenas sua equipe interna. Este P cobre todos em seu ecossistema de abastecimento.

Você precisa considerar:

• Relacionamentos com fornecedores : Você está construindo parcerias ou apenas transações?

• Stakeholders internos: você está se alinhando com suas reais necessidades?

• Capacidade da equipe: sua equipe possui as habilidades certas para compras modernas?

• Apoio à gestão: Os executivos compreendem o valor estratégico das compras?

Lembre-se: a melhor estratégia falha sem que as pessoas certas a executem.

 

5 P's vs. 5 Direitos: Escolhendo Sua Estrutura

 

Você deve estar se perguntando como isso difere dos “5 Direitos” de aquisição (qualidade, quantidade, preço, prazo, local corretos). Aqui está a distinção simples:

Os 5 Direitos são as suas medidas de resultados – eles dizem se você tomou uma boa decisão.
Os 5 P's são a sua estrutura de decisão – eles ajudam você a tomar essa boa decisão em primeiro lugar.

Use os 5 Direitos para avaliar o desempenho e os 5 P's para orientar sua estratégia.

 

Colocando a teoria em prática: aplicações do mundo real

 

Exemplo de fabricação: fornecimento de matérias-primas

Ao ajudar uma fonte de cliente componentes de alumínio , aplicamos os 5 P's assim:

• Produto: Especificado não apenas a composição da liga, mas também os requisitos de acabamento superficial e padrões de certificação

• Preço: TCO calculado incluindo porcentagem de desperdício de usinagem e valor de reciclagem

• Local: Escolheu um fornecedor regional apesar do preço unitário mais alto porque os custos logísticos foram 40% mais baixos

• Processo: implementação de entrega just-in-time com acionadores de inventário automatizados

• Pessoas: Incluí a equipe técnica do fornecedor em melhorias de design que reduziram o desperdício de materiais

O resultado? Custos totais 15% mais baixos e entrega no prazo de 99,8%.

 

Os 5 P's Modernos: Extensões Digitais e Sustentáveis

 

As compras de hoje exigem a atualização do nosso pensamento:

• Produto digital: agora inclui recursos de segurança de dados e compatibilidade de API

• Preços dinâmicos: preços de mercado em tempo real e automação de contratos

• Virtual Place: fornecedores baseados em nuvem e entrega de serviços digitais

• Processo automatizado: análise baseada em IA e blockchain para verificação

• Pessoas em rede: colaboração remota e gerenciamento de equipe global

Além disso, agora integramos Considerações ESG em cada P – desde materiais sustentáveis ​​até práticas trabalhistas éticas.

 

Seu kit de ferramentas de implementação dos 5 P's

 

Conhecer a teoria é uma coisa; aplicá-lo é outra. É por isso que criamos um kit de ferramentas prático que você pode usar imediatamente.

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Inclui:

• Lista de verificação de decisão dos 5 P's - Nunca mais perca um fator crítico

• Modelo de calculadora TCO - Automatize seus cálculos de custo total

• Avaliação de fornecedores Scorecard - Compare fornecedores de forma objetiva

• Roteiro de implementação – guia passo a passo para implementar isso

 

Seus próximos passos

Comece pequeno. Escolha uma categoria de gastos e aplique a estrutura dos 5 P's à sua próxima decisão de sourcing. Você ficará surpreso com o quanto suas opções se tornarão mais claras.

Lembre-se, o objetivo não é a perfeição – é o progresso. Cada vez que usar essa estrutura, você tomará melhores decisões e agregará mais valor para sua organização.

Pronto para transformar sua abordagem de compras? Baixe seu kit de ferramentas gratuito acima ou, se desejar orientação personalizada, [ agende uma consulta rápida com nossos especialistas em compras ]. Ajudaremos você a aplicar esses princípios aos seus desafios específicos.

 

Perguntas frequentes: Implementando a Estrutura dos 5 P's

 

1. P: Como adaptamos a estrutura dos 5 P para a aquisição de serviços em vez de bens físicos?

A: Os princípios são os mesmos, mas seu foco muda. Para "Produto", defina claramente o escopo do trabalho e as entregas. Para "Preço", concentre-se em preços baseados em valor ou modelos de retenção, em vez de no custo unitário. "Local" refere-se à localização do provedor de serviços e sua capacidade de entregar remotamente ou no local. "Processo" envolve gerenciar acordos de nível de serviço (SLAs) e “Pessoas” são absolutamente essenciais – você está comprando o conhecimento deles e a qualidade de sua equipe.

 

2. P: Nossa empresa é pequena e não possui uma equipe de compras dedicada. Esta estrutura é muito complexa para nós?

A: De jeito nenhum. Na verdade, é mais valioso porque fornece uma estrutura que pode faltar. Comece aplicando-o primeiro às suas compras maiores ou mais complexas. Você não precisa de software sofisticado; uma planilha simples onde você anota considerações para cada um dos 5 P's melhorará drasticamente sua tomada de decisão e evitará descuidos dispendiosos.

 

3. P: Qual é o erro mais comum que as empresas cometem ao usar os 5 P's pela primeira vez?

A: Eles tratam os P's como uma lista de verificação e não como um sistema interconectado. O maior erro é focar demais no “Preço” isoladamente. Por exemplo, um “Produto” mais barato pode destruir seu “Processo” com falhas constantes e exigir mais horas de “Pessoas” para gerenciar. Sempre analise como uma decisão em um P impacta os outros quatro.

 

4. P: Como lidamos com uma situação em que nossos stakeholders internos preferem fortemente um fornecedor com pontuação baixa na avaliação dos 5 P's?

A: Use a estrutura para despersonalizar a conversa. Não diga apenas “Não gosto desse fornecedor”. Em vez disso, apresente os dados. Mostre-lhes, com base no scorecard dos 5 P's, onde o fornecedor preferido tem pontos fracos (por exemplo, TCO mais alto, "Local" mais arriscado, "Processos" mais fracos) e discuta de forma colaborativa se esses riscos são aceitáveis. Transforma um argumento subjetivo em uma discussão comercial objetiva.

 

5. P: Podemos usar os 5 P's para avaliar nossos fornecedores existentes, e não apenas os novos?

A: Com certeza, e você deveria! Realize uma revisão anual ou semestral dos 5 P's com os principais fornecedores existentes. Ajuda a identificar áreas de melhoria no relacionamento. Talvez o “Produto” deles ainda seja bom, mas o “Processo” de faturamento está causando sofrimento à sua equipe de contabilidade. Essa revisão se torna a base para uma revisão estratégica construtiva do negócio.

 

6. P: Quanto tempo normalmente leva para obter um ROI tangível após a implementação desta estrutura?

A: Você pode ver benefícios imediatos logo no primeiro projeto de sourcing em que o aplica, evitando uma decisão errada. Para um ROI financeiro mais amplo e mensurável (como redução de custos ou menos interrupções causadas por fornecedores), a maioria das organizações vê um impacto claro dentro de 6 a 12 meses, à medida que a estrutura se torna incorporada à sua cultura.

 

7. P: E se um fornecedor for excelente em 4 P's, mas fraco em um? Deveríamos desqualificá-los automaticamente?

A: Raramente. O objetivo é uma tomada de decisão equilibrada, não a perfeição. A chave é compreender o contexto da fraqueza. Se um fornecedor é fraco no “Local” (por exemplo, está longe), você pode mitigar isso com um melhor “Processo” de estoque? Se eles são fracos em “Pessoas”, é uma questão de treinamento que você pode ajudar? Use a estrutura para identificar riscos, não apenas para eliminar fornecedores.

 

8. P: Como esta estrutura se integra ao nosso ERP ou software de compras existente?

A: Pense nos 5 P’s como a camada estratégica que orienta como você usa suas ferramentas. Seu software gerencia os dados; a estrutura ajuda você a interpretá-la. Você pode criar campos personalizados em seus perfis de fornecedores para capturar as pontuações dos 5 P's ou usar as categorias para estruturar seus documentos de RFQ e critérios de avaliação dentro do sistema.

 

9. P: Quem da nossa empresa deve estar envolvido na pontuação do P “Pessoas”?

A: Não deixe que as compras avaliem isso sozinhas. As “pessoas” devem ser avaliadas por todos que interagem com elas. Isso inclui a equipe técnica que avalia seus conhecimentos, o gerente de contas que cuida do relacionamento e a equipe financeira que lida com seus contatos de faturamento. Uma visão de 360 ​​graus é essencial.

 

10. P: Temos um prazo apertado. Posso pular algumas das análises dos 5 P para avançar mais rápido?

A: Um processo apressado muitas vezes leva a um retrabalho caro. Em vez de pular, faça uma versão “light”. Gaste 30 minutos em uma avaliação rápida e de alto nível de todos os 5 P's. Muitas vezes, isso é suficiente para trazer à tona grandes sinais de alerta. É melhor fazer uma revisão rápida de todos os cinco do que se aprofundar em apenas um ou dois. O poder da estrutura está nas conexões entre os P's.