Como medir a sustentabilidade em KPIs de compras: um guia prático

Você conhece você deve medir a sustentabilidade. Seu CEO está perguntando sobre isso. Seus clientes esperam isso. E, francamente, é a coisa certa a fazer.

Mas aqui está o problema: você tem uma lista de KPIs potenciais, mas não tem uma ideia clara de como transformá-los em números reais. Qual é a fórmula? Onde você encontra os dados? E como você começa sem ficar sobrecarregado?

Parece familiar? Você não está sozinho.

Este guia é diferente. Estamos indo além das listas teóricas. Estamos fornecendo a você um manual claro e passo a passo para calcular, rastrear e gerar relatórios sobre seu desempenho de compras sustentáveis . Vamos construir sua estratégia de medição do zero.

 

 

Por que a maioria Iniciativas de KPI Falhar (e como evitar a armadilha)

 

Muitas empresas começam com entusiasmo. Eles reúnem uma longa lista de métricas que parecem impressionantes. Então, a realidade bate.

Eles percebem que os dados estão espalhados por diferentes departamentos. As fórmulas não são claras. E eles não têm ideia de quais métricas priorizar primeiro. O projeto estagna e a sustentabilidade continua sendo um tema de discussão “bom de se ter”.

O segredo do sucesso não é uma lista mais longa. É uma estrutura mais inteligente. Você precisa de uma abordagem estruturada que cresça com o seu programa.

 

Um Simples Estrutura de 3 camadas para seus KPIs

Pense nos seus KPIs em três camadas, desde a conformidade básica até o impacto estratégico. Isso ajuda você a começar pequeno e aumentar.

• Camada 1: KPIs de conformidade – “Estamos seguindo as regras?"

  • Esta é a sua base. Eles monitoram a adesão às políticas básicas. Geralmente são os mais fáceis de medir e tratam do gerenciamento de riscos.

  • Exemplos: taxa de aprovação do Código de Conduta do Fornecedor, porcentagem de fornecedores de alto risco selecionados.

• Camada 2: KPIs de desempenho - "Como estamos indo?"

  • Depois que sua base estiver definida, essas métricas mostram como a sustentabilidade está integrada em suas operações e gastos diários.

  • Exemplos: porcentagem de gastos sustentáveis, pontuação ESG média do fornecedor.

• Camada 3: KPIs de impacto – “Que valor estamos criando?"

  • Este é o nível estratégico. Esses KPIs conectam suas atividades de compras a objetivos comerciais e ambientais mais amplos. Eles são os mais poderosos para reportar à liderança.

  • Exemplos: redução das emissões de carbono, quantidade de conteúdo reciclado utilizado.

Essa estrutura impede que você tente fazer tudo de uma vez. Você pode começar com o Nível 1 e construir a partir daí.

 

Sua biblioteca principal de KPI: fórmulas e cálculos reais

 

É aqui que a teoria encontra a prática. Vamos analisar alguns dos KPIs mais valiosos com fórmulas precisas e números reais.

 

 

KPI 1: Porcentagem de gastos sustentáveis

• O que isso te diz: A proporção do seu gasto total que se alinha aos critérios de sustentabilidade definidos.

• A Fórmula:
  (Total Spend with Pre-Qualified Sustainable Suppliers / Total Procurement Spend) x 100

• Onde encontrar os dados: Seu ERP ou sistema de análise de gastos. Sua lista de fornecedores certificados/preferenciais.

• Exemplo trabalhado:

  • Digamos que sua empresa, "ABC Manufacturing", teve um gasto total com compras de US$ 1.000.000 no último trimestre.

  • Seus gastos com fornecedores certificados pelo Comércio Justo ou com classificação EcoVadis de alto nível foram de US$ 350.000.

  • Seu cálculo: ($350,000 / $1,000,000) x 100 = 35%

  • Seu KPI: sua porcentagem de gastos sustentáveis ​​é de 35%.

 

KPI 2: Auditoria ESG do Fornecedor Taxa de conclusão

• O que isso lhe diz: Quão eficazmente você está gerenciando os riscos nas áreas mais críticas da sua cadeia de suprimentos.

• A Fórmula:
  (Number of High-Risk Suppliers Audited for ESG / Total Number of Identified High-Risk Suppliers) x 100

• Onde encontrar os dados: Seu banco de dados de avaliação de risco do fornecedor; registros de auditoria interna.

• Exemplo trabalhado:

  • Você identificou 50 fornecedores como “de alto risco” com base em seu setor e localização.

  • Nos últimos 12 meses, você concluiu auditorias ESG (presenciais ou remotas) em 18 delas.

  • Seu cálculo: (18 / 50) x 100 = 36%

  • Seu KPI: A taxa de conclusão da auditoria ESG do seu fornecedor é de 36%.

 

KPI 3: Redução de emissões de carbono (Impacto de Nível 3)

• O que isso te diz: O benefício ambiental tangível das suas decisões de fornecimento sustentável.

• A Fórmula:
  (Baseline Emissions from Transportation & Materials - Current Emissions from Transportation & Materials)

  • Observação: você frequentemente trabalhará com dados de ACV (Avaliação do Ciclo de Vida) ou ferramentas como o EcoVadis Carbon Action Module para isso.

• Onde encontrar os dados: Dados de emissões específicos de fornecedores, relatórios de parceiros logísticos, bancos de dados LCA.

• Exemplo trabalhado:

  • No ano passado, a sua logística para uma linha de produtos produziu 500 toneladas de CO2.

  • Este ano, ao mudar para um fornecedor que está 320 quilómetros mais próximo e utilizar uma transportadora com frota de veículos eléctricos, as emissões caíram para 380 toneladas.

  • Seu cálculo: 500 tons - 380 tons = 120 tons

  • Seu KPI: você alcançou uma redução de 120 toneladas nas emissões de CO2.

 

Seu trifásico Roteiro de implementação : Do zero ao herói

 

Não tente ferver o oceano. Aqui está um plano pragmático para implementar isso.

 

 

Fase 1: Fundação (primeiros 3 meses)

• Objetivo: provar o processo e obter uma vitória rápida.

• Ação: Escolha um ou dois KPIs de nível 1. Código de Conduta do Fornecedor a taxa de aprovação é um ótimo lugar para começar. Acompanhe-o manualmente em uma planilha. Faça com que 100% dos seus novos fornecedores assinem.

 

Fase 2: Impulso (meses 4 a 12)

• Objectivo: Integrar a sustentabilidade nas principais decisões de aquisição.

• Ação: introduza um KPI de Nível 2, como Porcentagem de Gastos Sustentáveis. Comece a usar nosso modelo de painel gratuito (abaixo) para visualizar o progresso. Treine sua equipe sobre como identificar “fornecedores sustentáveis”."

 

Fase 3: Impacto Estratégico (Ano 2 e além)

• Objetivo: Demonstrar o valor financeiro e de marca do seu programa.

• Ação: Adote um KPI de Impacto de Nível 3, como Redução de Emissões de Carbono. Invista em software especializado para obter dados mais precisos. Comece a relatar suas conquistas em relatórios anuais e à liderança.

 

Ferramentas do comércio: de planilhas a software

Você não precisa de um orçamento enorme para começar.

• Planilhas (Excel/Google Sheets): perfeitas para a Fase 1. Elas são flexíveis e todos as possuem. A desvantagem? Eles são manuais e podem ficar confusos.

• Ferramentas de BI e visualização (Power BI, Tableau): Excelentes para a Fase 2. Elas se conectam aos seus dados e criam painéis poderosos e automatizados para relatórios.

• Plataformas Especializadas de Sustentabilidade (EcoVadis, Sievo): A escolha para a Fase 3. Elas automatizam a coleta de dados de fornecedores, fornecem benchmarks do setor e ajudam a calcular métricas complexas como a pegada de carbono.

 

Seu plano de ação e modelo de painel gratuito

 

Agora você tem o projeto. A única coisa que falta fazer é começar.

1. Defina seu primeiro KPI: com base na estrutura, escolha uma métrica do nível 1.

2. Localize os dados: Fale com finanças ou operações. Descubra onde esses dados residem.

3. Calcule sua linha de base: use as fórmulas acima para ver onde você está hoje.

Para tornar isso incrivelmente fácil, criamos um kit inicial de KPI de compras sustentáveis.

 

Perguntas frequentes: Implementando KPIs de Sustentabilidade

 

1. P: Como obtemos adesão interna e orçamento para rastrear esses KPIs de sustentabilidade?

A: Comece falando a língua do seu CFO. Não comece com o aspecto de “sentir-se bem”. Em vez disso, construa um caso de negócios focado na mitigação de riscos (evitando futuras multas de conformidade), economia de custos (por exemplo, de fornecedores energeticamente eficientes) e crescimento de receitas (atraente para clientes preocupados com ESG). Um pequeno projeto piloto com uma unidade de negócios pode servir como uma poderosa prova de conceito para garantir mais financiamento.

 

2. P: Qual é o maior desafio de dados que enfrentaremos e como podemos superá-lo?

A: O maior obstáculo muitas vezes são os dados inconsistentes dos fornecedores, especialmente os menores. Você pode superar isso começando de forma simples. Não peça 100 pontos de dados. Comece com um questionário curto e obrigatório de autoavaliação do fornecedor. Você também pode aproveitar plataformas de classificação de terceiros (como EcoVadis) que já coletam e padronizam esses dados, economizando seu esforço.

 

3. P: Quantos KPIs devemos realmente começar a monitorar?

A: Resista ao impulso de rastrear tudo. É um caminho rápido para o esgotamento. Seja brutalmente pragmático. Comece com no máximo três. Escolha um de cada nível da estrutura que discutimos. Isso mantém o esforço gerenciável e permite que sua equipe aprenda, se adapte e ganhe confiança antes de expandir.

 

4. P: Nossos fornecedores hesitam em compartilhar dados de sustentabilidade. O que podemos fazer?

A: A transparência é uma via de mão dupla. Explicar por que você precisa dos dados e de como eles serão usados ​​– não para punição, mas para colaboração e desenvolvimento. Ofereça-se para compartilhar um resumo das descobertas para ajudá-los a melhorar. Mais importante ainda, faça disso parte do contrato do fornecedor e do processo de pré-qualificação, para que se torne uma expectativa padrão e não uma solicitação opcional.

 

5. P: Como lidamos com uma situação em que os nossos KPIs de sustentabilidade entram em conflito com os objetivos de redução de custos?

A: Este é o dilema clássico das compras. A chave é analisar Custo total de propriedade (TCO), não apenas o preço unitário. Um componente “mais barato” pode consumir mais energia, acarretando custos mais elevados para o seu cliente. Enquadre a decisão em torno do valor e do risco de longo prazo. Mostre como um custo inicial ligeiramente mais elevado de um fornecedor sustentável evita custos futuros relacionados com danos à reputação, recursos ou multas regulatórias.

 

6. P: Quem em nossa organização deveria ser o “proprietário” desses KPIs?

A: A sustentabilidade não pode viver num silo. A equipe de compras deve ser responsável pela coleta de dados e relatórios, mas deve estabelecer parcerias estreitas com o departamento de sustentabilidade (se houver), financeiro (para dados de gastos) e operações (para dados de desempenho). Forme uma equipe pequena e multifuncional para garantir que os KPIs sejam relevantes e os dados sejam precisos.

 

7. P: Com que frequência devemos revisar e reportar essas métricas?

A: Depende do KPI. Os KPIs operacionais (como % de gastos sustentáveis) podem ser revisados ​​mensalmente ou trimestralmente em análises de compras padrão. Os KPIs de Impacto Estratégico (como a redução de carbono) são normalmente reportados à liderança semestralmente ou anualmente. A chave é a consistência: relatórios regulares para acompanhar as tendências ao longo do tempo.

 

8. P: E se a nossa indústria não tiver métricas de sustentabilidade padronizadas?

A: Você tem uma grande oportunidade de ser um líder. Comece por adotar os enquadramentos globais mais relevantes (como os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável da ONU ou as normas GRI) e adapte-os ao seu contexto. Colabore com associações industriais para desenvolver padrões comuns. Enquanto isso, concentre-se em acompanhar seu próprio progresso ano após ano. Seu benchmark interno é o que mais importa inicialmente.

 

9. P: Podemos usar esses KPIs para incentivar nossa equipe de compras?

A: Com certeza, mas tenha cuidado. Vincular bônus diretamente a metas específicas de KPI pode levar a consequências indesejadas ou “enganar” o sistema. Uma abordagem melhor é tornar o desempenho da sustentabilidade um componente-chave das avaliações de desempenho e da definição de objetivos. Comemore as equipes que demonstram melhoria e pensamento inovador nesta área, promovendo uma cultura de responsabilidade em vez de apenas atingir um número.

 

10. P: Como podemos garantir que nosso programa de KPI permaneça relevante e não se torne um exercício de “marcar a caixa”?

A: Agende uma "Verificação de integridade de KPI" anual. Reúna sua equipe multifuncional e pergunte: essas métricas ainda estão gerando os comportamentos corretos? Ainda estamos obtendo insights valiosos? Existem novos riscos ou oportunidades de sustentabilidade que deveríamos medir? Isso garante que seu programa evolua com sua estratégia e o cenário externo, mantendo-o dinâmico e valioso.