Trabalhar com um agente de fornecimento na China pode simplificar drasticamente as compras - mas somente se o relacionamento for configurado com expectativas claras e executivas. Muitos compradores tratam os agentes como parceiros informais e pagam o preço em remessas em atraso, marcas ocultas, fugas de qualidade e, nos piores casos, perdem propriedade intelectual. Este guia transforma essa incerteza em um manual operacional: o que exigir, como verificá -lo e como responsabilizar um agente.

Abaixo, você encontrará um roteiro prático e sem sentido que as equipes de compras podem usar imediatamente. Ele abrange os verificações do documentário que provam a legitimidade de um fornecedor, um SOP de verificação passo a passo e os três portões de inspeção (FAI → IPQC → PSI) com amostragem de concreto e orientação de AQL. Você também obterá SLA de cópia e cola e linguagem contratada-incluindo cláusulas IP, ESG e penalidade-além de um plano de implementação de 90 dias e listas de verificação para download para colocar esses controles em ação.

Isso não é teoria. As recomendações são projetadas para aplicabilidade: KPIs mensuráveis, regras de taxas transparentes, direitos de inspeção independentes e gatilhos de contingência que protegem sua continuidade de oferta. Continue lendo para construir um relacionamento de fornecimento que reduz o risco, corta o retrabalho, preserva a margem e protege sua marca.

 

Destaques

 

Uma lista de verificação executável de uma página que transforma expectativas vagas em SLAs e KPIs mensuráveis.

Planos de amostragem de QA/QC concreto (primeiro artigo, em processo, pré-navio) e limiares de AQL de exemplo por tipo de produto.

CLAUSES DE CONTRATO DE COPY-E PASTE: Escopo, IP/NDA, Danos Liquidados SLA/KPI +, ESG & Auditoria, Resolução de Rescisão e Disputas.

Examinando o POP com bandeiras vermelhas e um script curto de due diligence que você pode usar imediatamente.

Dois estudos de caso anônimos curtos com lições claras e modelos da próxima etapa.

 

Tl; dr-lista de verificação de uma página 

 

Prova da empresa : Licença comercial, ID de imposto, licença de exportação, endereço principal de fábrica, fotos.

Referências e capacidade : 2 Referências do cliente + amostra de registro de produção mostrando pedidos recentes.

Amostras e FAI : Cronograma de aprovação de amostra por escrito e primeiro artigo assinatura (FAI).

Plano de QC : Defina pontos de inspeção (FF, IPQC, PSI), %de amostragem, AQL para crítico/maior/menor.

SLA & KPIS : entrega pontual ≥95%; Pedido de variação no tempo de entrega ≤ ± 7 dias; Taxa de defeito em lote ≤1% (ajuste por setor).

Taxas e transparência : Tabela de taxas detalhada (comissão, taxa de compras, inspeção, logística).

IP & nda : Cláusula NDA + assinada restringindo o agente de introdução de produtos para outros.

Esg : Prova de auditoria social/química recente ou promessa de auditoria de terceiros dentro de 6 meses.

Responsabilidade logística : Defina o Incoterm, proprietário de frete, documentos alfandegários, processo de reivindicações.

Contingência : Plano de fábrica de backup, estoque mínimo de segurança, reordenação de emergência SLA.

 

1. Por que isso importa 

 

Um agente de fornecimento é o seu braço operacional local. Expectativas vagas se tornam falhas: remessas perdidas, baixa qualidade, exposição à IP ou marcas ocultas. Trate o relacionamento como um provedor de operações contratadas - não um amigo que "resolverá isso". Requer documentação, KPIs mensuráveis ​​e remédios predefinidos. O restante deste artigo transforma essas palavras em procedimentos, modelos e texto de contrato que você pode usar na mesma semana.

 

2. Quem lê isso e o que eles precisam

 

Gerentes de compras — Precisa de listas de verificação reproduzíveis e modelos de SLA.

Diretores da cadeia de suprimentos — Precisa de controles de risco, planejamento de contingência e painéis KPI.

Gerentes de marca/produto (comércio eletrônico/comércio eletrônico) — Precisa de requisitos de preparação de FAI, embalagem e FBA.

Oficiais de conformidade/ESG — Precisa de gatilhos de auditoria, cronogramas de remediação e prova de ação corretiva.

Se você estiver construindo ou redimensionando um programa de fornecimento, concentre-se primeiro em: (1) verificação e documentação, (2) sistemas de controle de qualidade vinculados ao dinheiro (penalidades/incentivos) e (3) contingência e proteções de IP.

 

3. Documentos e provas mínimas para exigir 

 

Requer originais ou varreduras autenticadas (mantidas na pasta de contratos):

Licença comercial + Representante Legal.

Exemplos de registro de imposto de exportação/importação e declaração aduaneira.

Endereço da fábrica + fotos recentes de linhas de produção e armazém.

Amostras de produtos com registros de amostra datados.

Prova de seguro (carga e responsabilidade) se eles afirmam garantir remessas.

Cartas de referência do cliente assinadas ou referências contatáveis ​​com volumes e datas do pedido.
Mantenha cópias no sistema de gerenciamento de documentos e anexe ao PO.

 

4. SOP examinando-passo a passo 

 

Verificação do documento (dia 0) — Confirme licença comercial, registros de exportação.

Verificação de referência (dia 1–2) — Ligue para 2 árbitros; Pergunte sobre qualidade, pontualidade e transparência. Use o script abaixo.

Amostra & fai (dia 3–14) — solicitar amostras; definir critérios de aceitação da FAI; mudanças de log.

Avaliação do local (dia 7–30) — passo a passo de vídeo remoto ou auditoria física; Use o formulário de auditoria de fábrica.

Ordem de contrato e julgamento (dia 14-45) — Assine um PO limitado com SLA claro, divisão de pagamento e condição de inspeção.

Monitore os dois primeiros pedidos — Aplicar relatórios de status semanais (fotos, recibos de materiais, capacidade) e um PSI final.

 

Script de telefone de referência rápida para referências:

“Oi - estamos considerando [nome do agente]. Você pode confirmar: (1) Eles adquiriram/inspecionaram para você? (2) Eles encontraram datas de entrega? (3) Houve alguma taxa oculta? (4) Como eles lidaram com a não conformidade?”
Nomes de registro, datas e resultados.

Bandeiras vermelhas: Respostas evasivas, que não estão dispostas a fornecer fotos, endereço inconsistente da empresa, recusa em concordar com a inspeção de PSI ou de terceiros.

 

5. Gerenciamento da qualidade - Pontos de inspeção, amostragem e AQL

Trate a qualidade como três portões vinculados: Primeiro artigo (FAI) → QC em processo (IPQC) → Inspeção pré-navio (PSI).

A. Primeiro artigo (aprovação da FAI / Primeira peça)

Objetivo: Verifique a intenção do projeto a produção antes da produção em massa.

Entregas: relatório dimensional, fotos, amostra de embalagem, rotulagem.

Ação: A aprovação da FAI necessária por escrito antes do molde/ferramentas ou a granel.

B. QC em processo (IPQC)

Frequência: verificações diárias para processos críticos (por exemplo, solda, força de costura).

Evidência: Fotos estampadas no tempo, toras de volume de produção, registros de peças rejeitadas.

C. Inspeção pré-navio (PSI)

Tempo: dentro de 7 dias antes de carregar.

OMS: terceiros independentes (recomendados) ou agente com cláusula de responsabilidade aceita.

Tabela de amostragem (prática): amostragem base no tamanho do lote (exemplos abaixo).

Exemplo de amostragem e aql (típico da indústria, ajuste por risco)

Tamanho do lote 1–500 PCS → Amostra 20% ou min 10 peças.

Tamanho do lote 501–3.200 PCS → Amostra 32 PCs (ANSI/ISO TABLE APROXIMENTE).

Limiares AQL (pontos de partida sugeridos):

Defeitos críticos: 0% de tolerância (0 aceita).

Principais defeitos: AQL 1.0–2.5 (alvo ≤1% onde a segurança/ajuste é importante).

Defeitos menores: AQL 2,5-4.0.

Nota: Para eletrônicos, defina major ≤1,0; para têxteis, major ≤2,5; para hardware, major ≤1,5. Use limiares mais rígidos para SKUs sensíveis à marca.

Fluxo de trabalho de retrabalho e rejeição (deve estar em contrato)

• Se falhou: o fornecedor fornece um plano de retrabalho dentro de 48 horas e evidências fotográficas antes da reinspeção.

• Se o retrabalho falhar novamente → O comprador poderá rejeitar inteiro e exigir substituição ou crédito. Defina a alocação de custos para retrabalho, frete e descarte de terceiros.

 

6. Modelo SLA & KPI 

Abaixo está um SLA prático que você pode inserir em um acordo. Substitua itens entre parênteses.

 

 

Como expressar a cláusula de penalidade (amostra):

O fornecedor/agente concorda que, se a entrega pontual ficar abaixo da meta para qualquer mês de rolamento, o fornecedor pagará os danos liquidados do comprador igual a [x]% do valor de PO por dia de atraso além do período de carência, não para exceder [y]% do valor de PO. Os danos liquidados são acordados como uma pré-estimativa de perda genuína e não como uma penalidade.”

Observação: Os danos liquidados devem ser razoáveis ​​e aplicáveis ​​em sua jurisdição - execute a cláusula por advogado.

 

7. Linguagem de contrato que você pode copiar (cláusulas -chave)

Abaixo estão cláusulas curtas e práticas que você pode colar em um contrato. Editar texto entre parênteses.

Escopo de serviços

“O agente deve obter fornecedores, negociar preços e termos, gerenciar aprovações de amostras, coordenar a supervisão da produção (FAI, IPQC), organizar a inspeção de pré-navio e ajudar na logística e à documentação de exportação solicitada por escrito pelo comprador.”

Taxas e faturamento

“Estrutura da taxa do agente: [Porcentagem]% Comissão sobre o preço da fábrica da FOB ou taxa fixa de $ [valor] por PO. Os custos de terceiros (inspeção, teste, auditoria, frete) serão cobrados a custo com as faturas de suporte dentro de 7 dias após o pagamento. O agente não cobrará marcas não reveladas.”

Propriedade intelectual e confidencialidade (NDA)

“O agente reconhece o IP do comprador e concorda em não divulgar, reproduzir ou circular quaisquer projetos, desenhos ou especificações, exceto para o objetivo de desempenho sob este Contrato. O agente não apresentará o produto do comprador a terceiros sem o consentimento prévio por escrito do comprador. Essa obrigação sobrevive à rescisão por [x] anos.”

Sub-fornecimento e conflito de interesses

“O agente deve divulgar todos os sub-fornecedores e obter a aprovação por escrito do comprador antes do subcontrato. O agente não fará ordens com entidades nas quais o agente ou suas afiliadas têm juros de propriedade sem o consentimento por escrito do comprador.”

Inspeção e aceitação

“O comprador se reserva o direito de nomear um inspetor independente de terceiros. A aceitação final ocorre após o PSI e o certificado de emissão de aceitação. Se o lote falhar, o fornecedor deverá por seu próprio custo (i) Rework Product para o padrão do comprador; (ii) substituir bens defeituosos; ou (iii) fornecer crédito total.”

Esg e cláusula de auditoria

“O agente deve garantir que os fornecedores cumpram o código de conduta do comprador. O agente facilitará as auditorias sociais/ambientais de terceiros (SMETA/SA8000/ISO), conforme solicitado. O fornecedor deve fornecer planos de ação corretivos dentro de [30] dias de qualquer não conformidade.”

Rescisão por causa

“O comprador pode rescindir imediatamente por causa, onde o agente viola materialmente este Contrato, incluindo falhas repetidas de entrega, violação de IP ou declarações falsas materiais em certificações. No término, o agente deve fornecer cooperação total para a entrega ao comprador ou sucessor.”

Resolução de disputas

“Qualquer disputa será resolvida por [arbitragem em Hong Kong / Cingapura / jurisdição acordada], sob as regras [UNCITRAL / ICC]. Lei de Governamento: [Jurisdição].”

 

8. Modelos de preços e taxas - o que aceitar, o que evitar

 

Comissão (% de FOB) — Comum para agentes de fornecimento. Prós: alinham os incentivos no preço de compra. Contras: pode ocultar as marcas em inspeções ou logística. Requer transparência e recibos.

Taxa fixa por PO / retentor mensal — Bom quando você precisa de orçamento previsível. Melhor para o gerenciamento contínuo do programa.

Taxa do projeto (única para o lançamento do novo produto) — Útil para ferramentas/configuração única.
Exigir: Faturas detalhadas para custos de terceiros e o direito de auditar taxas anualmente.

Termos de pagamento: Os pagamentos divididos são padrão: depósito de 30%, saldo de 60% antes da remessa após o PSI (sujeito a aceitação), 10% de retenção por 30 dias como garantia. Para pequenos fornecedores, considere L/C ou garantia para proteger as partes.

 

9. Responsabilidades de Incoterms & Logistics (práticas)

 

Defina quem é responsável por qual custo e risco claramente:

FOB (fábrica) — O comprador controla a reserva e o seguro de carga; O agente auxilia, mas não deve reservar frete em nome do comprador, a menos que autorizado.

CIF / DDP — O agente pode citar a porta a porta, mas incluir um colapso completo; O DDP coloca o risco aduaneiro no vendedor/agente - use apenas se eles aceitarem esse risco por escrito.
Manuseio de reivindicações: Exige que o agente envie prova para qualquer dano/escassez dentro de 7 dias após a chegada e para lidar com a logística da RMA quando necessário.

 

10. ESG & CONFECIANÇA - Como torná -lo aplicável

 

Não trate o ESG como marketing. Faça um KPI e Trigger de Auditoria:

Requer frequência de auditoria: novo fornecedor → 12 meses; alto risco → 6 meses.

Tipos de auditoria: Social (SMETA), Ambiental, Químico (Alcance/Prop 65 Conformidade).

Linha do tempo da correção: O fornecedor deve fornecer Plano de Ação Corretiva (CAP) dentro de 14 dias e fechar grandes problemas dentro de 90 dias.

KPI tie-ins: Falha em remediar → desencadeia a suspensão do PO e potencial rescisão do contrato.

Exemplo de cláusula (curta):

“O material não-conformidade descoberta em uma auditoria de ESG que não está fechada em 90 dias permite que o comprador suspenda os pedidos até a remediação ou a busca em outro lugar sem penalidade.”

 

11. Planejamento de contingência - backups e buffers

 

Plano de Defesa Mínima:

Fornecimento duplo — Sempre tenha pelo menos uma fábrica alternativa em uma cidade/região diferente.

Estoque de segurança — Mantenha 30 a 60 dias de SKUs críticos (ajuste a volatilidade do tempo de lead).

Escalada de Ponto de Emergência — Defina taxas de fabricação e prazos de entrega expedidos.

Seguro — A responsabilidade por carga marinha e do produto, quando aplicável.

Inclua um “Gatilho de emergência” Em contrato: por exemplo, se o tempo de entrega derrubar mais de 20% para dois POS consecutivos, o comprador poderá obter a produção de emergência e deduzir custos razoáveis ​​do fornecedor/agente.

 

12. Estudos de caso - Anonimizados, instrutivos

Caso A - fixando uma alta taxa de defeito com SLAs

Problema: Uma marca de tamanho médio enfrentou uma taxa de defeito entregou 4% em um novo design.

Ação: Acordo de agente vago substituído por SLA explícito: PSI AQLS apertado, FAI Necessário, fotos semanais de produção, danos liquidados para entrega tardia. O agente foi obrigado a financiar a reinspeção de terceiros após duas falhas.

Resultado (90 dias): A taxa de defeito entregue caiu para 0,8%; O tempo para o mercado melhorou em 12 dias porque ocorreu menos retrabalhos. Lição: Dinheiro + medição = mudança de comportamento.

Caso B - perda de IP de cláusulas fracas

Problema: Um agente introduziu um produto semelhante a outro comprador; A marca encontrou produtos concorrentes vendidos em outra região.

Causa: Sem NDA, nenhuma promessa de IP, sem proibição de vendas lideradas por agentes.

Conseqüência: Meses de litígio; Custos de recall de produtos e danos à reputação.

Lição: Termos claros de IP e não concorrência com remédios não são negociáveis ​​para os proprietários de marcas.

 

13. Roteiro de implementação (primeiro 90 dias)

Semana 0–2: Coleta de documentos, verificações de referência, amostra e plano FAI.
Semana 2–4: Sign Trial PO com SLA, escolha Inspetor de Terceiros para PSI, defina a cadência semanal de relatórios.
Mês 2: Revise os relatórios de controle de qualidade, ajuste os KPIs, agende a auditoria se os indicadores de risco apresentarem.
Mês 3: Mover para a cadência multi-PO, implemente relatórios de scorecard; Defina o fornecimento de backup se desempenho <kpi.

 

14. Apêndices prontos para uso (copiar e colar)

A. Lista de verificação de inspeção pré-navio (curta)

Dimensões e tolerâncias do produto (por especificação).

Resultados do teste funcional (aprovação/falha).

Defeitos visuais contam e fotos.

Integridade e rotulagem de embalagem (código de barras, país de origem).

Lista de verificação de quantidade vs de embalagem.

Medição de parâmetros críticos (peso, tensão, força da costura).

B. Modelo de assinatura da amostra FAI (um parágrafo)

“O comprador confirma a aceitação da amostra do primeiro artigo (Ref: [amostra ID]) na [Data]. A produção pode prosseguir quando o comprador emite a aceitação da FAI escrita. Qualquer desvio da FAI exigirá reaprovação.”

C. Campos rápidos de scorecard KPI

PO Número | Item | Planeje Data do Navio | Data real do navio | Dias atrasado | PSI Defeitos | Ação tomada | Pontuação

 

15. Ferramentas e serviços de terceiros (lista curta)

 

Inspeção de terceiros: SGS, Bureau Veritas, Intertek (ou provedor credenciado local).

Estruturas de auditoria: SMETA, SA8000, ISO 14001 para sistemas ambientais.

Contrato e disputa: Conselho comercial local em Hong Kong / Cingapura + Cláusula de Arbitragem.

Integração de PO/ERP: Garanta o pedido e o recebimento de registros sincronizados com os resultados da inspeção.

 

16. FAQ 

Como decido entre um modelo de comissão e taxa fixa para um agente?
Comissão de uso para commodities simples de compra e manutenção; Use a taxa fixa quando precisar de gerenciamento de programas, relatórios e controle de custos previsível.

 

Meu agente pode executar todas as inspeções ou devo insistir em inspetores de terceiros?
Os agentes podem fazer verificações de rotina, mas exigem PSI independente para produtos de alto risco ou primeiras execuções importantes para remover conflitos de interesse.

 

Qual é uma porcentagem de retenção apropriada para proteger contra defeitos?
5-10% de retenção por 30 a 90 dias é comum; Calibre com o risco de produto e as realidades do fluxo de caixa.

 

Preciso auditar todas as fábricas todos os anos?
Não. A frequência de auditoria deve ser baseada em risco: fornecedores novos ou de alto risco = a cada 6 a 12 meses; baixo risco = 12–24 meses.

 

Que tamanho de amostra devo usar para lotes pequenos (<500 pcs)?
Para lotes pequenos, use 10 a 20% de amostragem com 0 tolerância para defeitos críticos e um AQL importante não superior a 2,5.

 

Como proteger o IP quando o agente afirma que "precisa mostrar o produto aos fornecedores"?
Use uma divulgação de dois estágios: mostre especificações não críticas inicialmente; Assine os NDAs e exija que os fornecedores retornem ou destruam documentos de design depois de citar.

 

Se o agente obtém peças mais baratas, mas a qualidade cair, quem paga?
Se o agente substituiu as peças sem aprovação, elas serão responsáveis. Requer aprovação por escrito para qualquer substituição.

 

O que é um caminho de escalada sensata para falhas repetidas?

Limite imediato do fornecedor dentro de 48h; 2) auditoria de terceiros se não resolvida; 3) Penalidades financeiras ou rescisão do contrato se as métricas não cumprirem após dois ciclos.

 

Devo exigir que os agentes mantenham amostras em arquivo? Por quanto tempo?
Sim. Mantenha as amostras mestres por pelo menos 6 meses após a remessa; Para itens regulamentados, mantenha -se para períodos estatutários (verifique as leis locais).

 

Quando é razoável mudar de um agente de fornecimento para direcionar relacionamentos de fábrica?
Mova quando os volumes de pedidos justificam o fornecimento dedicado, as auditorias diretas e você pode gerenciar relacionamentos com fornecedores em fusos horários locais ou por meio de uma equipe interna.