Os 4 tipos de compra: um guia estratégico e tático para compras modernas​

Pergunte "Quais são os quatro tipos de compra?" E você geralmente recebe uma das duas respostas: uma lista de categorias de compras ou uma lista de tipos de pedidos de compra. A verdade é que, para dominar as compras, você precisa entender os dois.

A compra não é um único ato; É uma função de camada dupla. A camada estratégica ( o que você está comprando e por que ) determina sua abordagem de fornecedores e riscos. A camada tática ( como você executa a compra) determina sua eficiência e controle operacionais.

Este guia dissecará as duas camadas, explicando os quatro tipos estratégicos de compras e os quatro tipos de ordens de compra usadas para acioná -las. No final, você saberá não apenas o que são, mas como emparelhá -los estrategicamente para economizar dinheiro, reduzir o risco e simplificar suas operações.

​Takeaways -chave:​​

A estratégia de compras é dividida em quatro tipos principais: direto, indireto, serviços e capital.

A execução de compras é gerenciada por meio de quatro pedidos de compra primários: padrão, planejado, cobertor e contrato.

Alinhar o tipo PO correto com sua estratégia de compras é a chave para a excelência operacional.

As aquisições e serviços indiretos são alvos principais de economia de custos e automação de processos.

A compra de capital requer um processo único e rigoroso além do POS padrão.

 

Parte 1: A Fundação: Estratégia de Compras vs. Execução Tática

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Antes de listarmos os tipos, devemos esclarecer uma distinção crítica.

​Compras é o processo estratégico abrangente e de ponta a ponta de Aquisição de bens e serviços necessário para uma organização operar e crescer. Ele abrange a identificação de necessidades, fornecendo fornecedores, negociando contratos, gerenciamento de relacionamentos e garantindo valor. É uma função de gerenciamento.

Um pedido de compra (PO) é uma ferramenta tática específica​ dentro de o processo de aquisição. É o documento formal e legalmente vinculativo emitido a um fornecedor para executar uma compra em termos acordados. É um documento transacional.

Pense desta maneira: as compras são todo o plano de campanha (a estratégia), enquanto um pedido de compra é o pedido específico dado às tropas para capturar uma colina (a tática). Você precisa ambos para vencer.

 

Parte 2: Os 4 tipos estratégicos de compras (o "o quê e porquê")​

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Essa classificação é baseada no que você está comprando e seu impacto no seu negócio.

 

​1. Aquisição direta: a força vital da produção​

​O que é: a aquisição de Matérias -primas, componentes e mercadorias incorporadas diretamente aos produtos que você fabrica e vende.

​Detalhes detalhados:​​

​Impacto: correlaciona -se diretamente ao seu custo de mercadorias vendidas (CAGs) e margens de lucro bruto. Uma economia de 10% aqui vai direto para o seu resultado final.

​Foco em gerenciamento: fortemente dependente do gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM). As principais prioridades são confiabilidade do fornecedor, garantia de qualidade, preços de volume e minimizando o risco de interrupção da cadeia de suprimentos. Os modelos de inventário just-in-time (JIT) são frequentemente usados ​​aqui.

​Exemplo do mundo real: um fabricante automotivo que compra aço, motores e unidades de controle eletrônico (ECUS). Uma padaria comprando farinha, açúcar e fermento.

​Por que é único: esse gasto é crítico de missão. Uma falha na aquisição direta pode interromper completamente as linhas de produção.

 

​2. Compras indiretas: o motor de operações​

​O que é: a aquisição de bens e serviços que apóiam operações diárias, mas não fazem parte do produto acabado. Também conhecido como MRO (manutenção, reparo e operações).

​Detalhes detalhados:​​

​Impacto: Embora não esteja diretamente ligado à receita, a ineficiência aqui destrói a lucratividade por meio de gastos desenfreados e resíduos administrativos.

​Foco em gerenciamento: essa categoria é frequentemente fragmentada entre os departamentos (TI, instalações, RH). O objetivo é consolidar gastos, aplicar a política e alavancar descontos em volume para itens comuns, como suprimentos de escritório ou licenças de software.

​Exemplo do mundo real: laptops para novas contratações, serviços de zeladoria para escritórios, lubrificantes industriais para manutenção de máquinas, assinaturas de SaaS como Salesforce ou Microsoft Office.

​Por que é único: muitas vezes é invisível. Um dia de subscrição de um pagamento em excesso em uma assinatura mensal de SaaS pode passar despercebida por anos.

 

​3. Aquisição de serviços: adquirir experiência, não produtos​

​O que é: o fornecimento estratégico e o gerenciamento de conhecimentos de terceiros, mão-de-obra e serviços especializados.

​Detalhes detalhados:​​

​Impacto: trata -se de resultados e capital intelectual, não ativos físicos. Gerenciar isso bem significa obter a experiência certa no momento certo sem a sobrecarga de um funcionário em tempo integral.

​Foco em gerenciamento: O Cornerstone é o Contrato de Nível de Serviço (SLA). O desempenho é medido contra KPIs definidos no SLA, não apenas a entrega de uma unidade física. Requer gerenciamento robusto de desempenho do fornecedor.

​Exemplo do mundo real: contratando uma empresa de consultoria de gerenciamento (por exemplo, McKinsey), envolvendo uma agência de marketing digital, contratando desenvolvedores de software freelancer ou terceirização de consultores jurídicos.

​Por que é único: o valor é intangível e a qualidade é subjetiva. Uma porca mal escrita (Declaração de Trabalho) ou SLA leva a disputas, excesso de resultados e resultados insatisfatórios.

 

​4. Compras de capital: o investimento de longo prazo​

​O que é: a aquisição de ativos de alto valor e longa vida que são capitalizados no balanço e depreciados ao longo de sua vida útil.

 

​Detalhes detalhados:​​

​Impacto: Esta é uma despesa de capital (CAPEX) que afeta as demonstrações financeiras da empresa por anos. As decisões exigem análise financeira rigorosa e aprovação de alto nível.

​Foco na gerência: A avaliação é baseada no custo total de propriedade (TCO) - não apenas o preço de compra, mas a instalação, manutenção, consumo de energia e custos de descarte. Os cálculos de ROI são obrigatórios.

​Exemplo do mundo real: a compra de uma máquina CNC para uma fábrica, comprando uma frota de veículos da empresa, construindo um novo armazém ou investindo em um enorme servidor corporativo.

​Por que é único: o processo é menos sobre POP e mais sobre um processo formal de aprovação de capital, geralmente envolvendo RFPs, aprovações do conselho e acordos complexos de financiamento ou leasing.

 

​ Tipos de compras estratégicas de relance​

 

Tipo	Foco	Impacto	Métrica -chave
​Direto​	Matérias -primas para produção	Custo dos bens vendidos (engrenagens)	Confiabilidade do fornecedor, qualidade
​Indireto​	Mercadorias para executar operações (MRO)	Eficiência operacional	Gastar sob gestão
​Serviços​	Especialização e trabalho	Resultados do projeto	SLA Performance, ROI
​Capital​	Ativos de longo prazo	Balanço, Capex	Custo total de propriedade (TCO)

 

 

Parte 3: Os 4 tipos de pedido tático de compra (o "como")​

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Estas são as ferramentas no seu kit de ferramentas de compras. Você escolhe um com base no quanto sabe sobre a compra antes você se compromete.

 

​1. Pedido de compra padrão (PO)​​

​O que é: o tipo de ordem mais comum, específico e definitivo. Usado quando todos os detalhes são conhecidos e fixados antecipadamente.

​Quando usá-lo: para compras únicas e imediatas, onde o item, quantidade, preço e cronograma de entrega/ local são 100% certos.

​A vantagem do profissional: fornece controle máximo e minimiza o risco para o comprador porque tudo é especificado. No entanto, é administrativamente pesado. Usá-lo para itens repetitivos e de baixo valor é ineficiente.

​Exemplo: encomendar 500 placas de circuito de marca específicas a US $ 10/unidade para uma produção confirmada em 15 de junho.

 

​2. Pedido de compra planejado (PPO)​​

​O que é: um compromisso de comprar uma quantidade específica de itens a um preço definido, mas com ​ Detalhes da entrega deixados indefinidos ​ para mais tarde.

​Quando usá -lo: quando você conhece o que você precisa e quanto vai custar, mas você não sabe o exato quando ou onde para entrega.

​A vantagem do profissional: um PPO é uma ferramenta poderosa para o ônus do orçamento. Ele diz a finanças que você pretende gastar $ X, para que eles possam reservar os fundos. Mais tarde, você emite uma liberação de programação contra o PPO para acionar uma entrega específica. Isso é comum na fabricação para itens de longo prazo.

​Exemplo: comprometendo -se a comprar 10.000 toneladas de aço por US $ 800/tonelada para o ano. Em seguida, você emite lançamentos para 2.500 toneladas a serem entregues à fábrica de Ohio a cada trimestre.

 

​3. Pedido de compra geral (BPO) / Pedido de Permanente​

​O que é: um contrato com um fornecedor para fornecer uma quantidade não especificada de bens ou serviços por um período, até um limite máximo de gastos. Muitas vezes, mesmo os preços precisos são negociados no momento da liberação.

​Quando usá-lo: para compras repetitivas e de baixo valor, onde a demanda é contínua, mas imprevisível. Perfeito para compras indiretas (por exemplo, material de escritório, peças de MRO).

​A vantagem do profissional: o BPO é a ferramenta final de eficiência. Ele pré-aprova um fornecedor e termos, permitindo que os departamentos "puxem" as mercadorias conforme necessário sem passar por um ciclo completo de aprovação de PO a cada vez. Cada compra é feita por meio de uma versão geral.

​Exemplo: Configuração de um BPO com Grainger para MRO suprimentos com um motor de substituição de 50.000 Bomlimit.AmainteNanceTechnicianConChencalLanderDordera50 sob o número de BPO sem qualquer papelada.

 

​4. Pedido de compra de contrato (CPO)​​

​O que é: este não é um pedido de compra para mercadorias. É um contrato de estrutura legal mestre que estabelece os termos e condições para todas as transações futuras com um fornecedor.

​Quando usá-lo: ao estabelecer uma parceria estratégica de longo prazo com um fornecedor-chave. O próprio CPO não compra nada.

​A vantagem do profissional: todo padrão subsequente ou POS planejado que referenciam o número do CPO são governados automaticamente por seus termos legais e de preços negociados. Ele simplifica o processo de contratação para negócios repetidos e fornece proteção legal crucial.

​Exemplo: Negociando um CPO de três anos com uma empresa de logística que inclua cláusulas de responsabilidade, requisitos de seguro e cronogramas de tarifas com desconto. Toda vez que você precisa enviar algo, você emite um PO padrão que diz "sob CPO #XYZ" e todos os termos mestres se aplicam.

 

​Tipos de pedidos de compra táticos de relance​

 

Tipo de PO	Detalhes definidos	Detalhes flexíveis	Caso de uso primário
​PO​	Item, Qtd, preço, entrega	Nenhum	Compras específicas únicas
​PO planejado (PPO)​​	Item, Qtd, preço	Cronograma de entrega	Orçamento para necessidades conhecidas
​Blanket PO (BPO)​​	Fornecedor, itens, termos	Qty, preço, entrega	Necessidades repetitivas e ad-hoc
​Contrato PO (CPO)​​	Termos e Condições legais	Tudo o mais	Estabelecendo acordos mestres

 

Parte 4: O emparelhamento estratégico: combinando tipos de compras com tipos de PO

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É aqui que a teoria encontra a prática. Veja como uma equipe de compras profissional conecta estratégia à execução.

 

​Necessidade estratégica (tipo de compras)​​	​Ferramenta tática recomendada (tipo PO)​​	​Por que esse emparelhamento funciona​
​Aquisição direta ​ (por exemplo, matérias -primas)	​Pedido de compra planejado (PPO)​​	Você conhece os materiais e o custo das previsões de produção, mas precisa de entrega flexível alinhada ao cronograma de produção. Os lançamentos são emitidos just-in-time.
​Compras indiretas ​ (por exemplo, material de escritório)	​Pedido de compra geral (BPO)​​	A demanda é imprevisível, mas contínua. Um BPO capacita os funcionários a obter o que precisam instantaneamente sem atraso burocrático, enquanto controla os gastos totais.
​Compras de serviços ​ (por exemplo, consultoria)	​Contrato PO + POS PADRÃO​	O CPO define os termos legais principais. Um PO padrão subsequente é usado para cada projeto ou fase, detalhando a porca específica, as entregas e os marcos de pagamento.
​Compras de capital ​ (por exemplo, máquinas)	​Freqüentemente ignora o POS padrão​	Isso normalmente envolve um processo formal de RFP, um contrato de compra de ativos negociado e o uso de um projeto de projeto ou solicitação de capital, não um PO padrão.

 

Parte 5: práticas recomendadas e armadilhas comuns para evitar

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​Melhores práticas para compras modernas:​​

​Centralize gastos indiretos: as maiores economias geralmente vêm de consolidar gastos indiretos fragmentados sob BPOs gerenciados e fornecedores preferidos.

​Implementar um sistema de compra-para-pagamento (P2P): automatize o fluxo da requisição para o pagamento. Isso aplica a política, elimina a criação manual de PO e fornece análises de gastos inestimáveis.

​Domine o SLA: Para compras de serviços, o SLA é a sua Bíblia. Defina KPIs, frequência de relatórios e multas por não desempenho com clareza brutal.

​Calcule o TCO, não apenas o preço unitário: especialmente para capital e compras diretas. A opção mais barata geralmente tem o maior custo de longo prazo.

 

​Armadilhas que destroem o valor:​​

​Gastos do Maverick: permitindo que os funcionários comprem sistemas e fornecedores externos. Isso destrói descontos negociados e cria pesadelos de conformidade.

​Usando um PO padrão para tudo: esta é a marca registrada de uma função de compras imaturo. Cria imenso resíduos administrativos para itens de baixo valor.

​Negligenciando Gerenciamento de relacionamento com fornecedores (SRM): Seus principais fornecedores são parceiros estratégicos. Gerencie -os de acordo com as análises de desempenho e o planejamento de negócios conjuntos.

​Má gestão de contratos: assinando um CPO e depois arquivá -lo. Revise regularmente os contratos para garantir a conformidade e identificar oportunidades de renegociação.

 

Conclusão: dominar as camadas duplas

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Entendendo que a "compra" tem duas camadas - tipos de compras em estratégia e ordens de compra tática - é o que separa um Comprador profissional de um pluacer de ordem.

O objetivo é ir além de simplesmente conhecer os quatro tipos de cada um. Trata -se de combinar intencionalmente sua intenção estratégica com a ferramenta tática mais eficiente. Use PPOs para gerenciar seu inventário de produção, BPOs para capacitar seus funcionários e controlar os gastos indiretos e os CPOs para construir parcerias fortes e protegidas.

Ao fazer isso, você transforma as compras de um centro de custo em um motor poderoso para eficiência, mitigação de riscos e valor estratégico.

 

Perguntas frequentes (perguntas frequentes)​

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​Q1: Qual tipo de compra é mais vulnerável à fraude e por quê?​​

​R: Compras indiretas é frequentemente a mais vulnerável. Sua natureza descentralizada, alto volume de transações de baixo valor e gastos com Maverick dificultam o monitoramento. A fraude pode se manifestar por meio de faturas falsas de fornecedores para suprimentos ou serviços de escritório nunca prestados, muitas vezes passando despercebidos em meio a despesas legítimas.

 

​P2: Uma única compra pode envolver vários tipos de compras?​​

​A: Absolutamente. Considere a construção de uma nova fábrica. A construção em si é a aquisição de capital. As matérias -primas para os produtos fabricados no interior são compras diretas. Os laptops para os novos escritórios são compras indiretas e os arquitetos contratados são compras de serviços. Um projeto importante geralmente requer gerenciamento de todos os tipos simultaneamente.

 

​Q3: Como as cadeias de suprimentos globais afetam a escolha do tipo PO?​​

​A: Eles o influenciam fortemente. Para materiais diretos de origem internacional e longa, um PO planejado (PPO) é essencial para garantir a capacidade e os preços, com liberações gerenciando a logística complexa. O risco de atrasos e problemas alfandegários geralmente torna um PO padrão firme com uma única data de entrega muito arriscada.

 

​Q4: Um cobertor é o mesmo que ter um cartão de crédito corporativo com um fornecedor?​​

​A: Não exatamente. Eles servem a um propósito semelhante a gastos descentralizados, mas um PO do Blanket oferece controle superior. Ele exige termos e preços pré-negociados e define um limite financeiro difícil. Um cartão de crédito tem um limite, mas carece dos preços e termos contratuais, dificultando a análise e o controle dos gastos após o fato.

 

​Q5: Quem normalmente tem autoridade para aprovar um contrato de PO versus um PO padrão?​​

​A: A autoridade de aprovação está em camadas. Um contrato de PO, que define compromissos jurídicos e financeiros de longo prazo, quase sempre requer revisão e aprovação legais da liderança sênior, como um diretor de compras ou CFO. Um PO padrão contra um contrato existente pode exigir apenas a aprovação de um gerente de departamento, pois os principais termos já estão liquidados.

 

​P6: O que acontece se um fornecedor não cumprir os termos de um contrato de nível de serviço (SLA) em um contrato de compras de serviços?​​

​R: O SLA deve descrever explicitamente remédios. Isso normalmente envolve multas financeiras, geralmente chamadas de "créditos de serviço", que são deduzidos da fatura. Para um desempenho inferior crônico, o contrato deve incluir cláusulas que permitam a rescisão por causa, protegendo o comprador de estar preso a um relacionamento disfuncional.

 

​Q7: Para uma startup, qual tipo de compra deve ser formalizado primeiro?​​

​A: Concentre -se primeiro em compras indiretas. As startups em estágio inicial experimentam gastos caóticos em ferramentas, agências de marketing e equipamentos SaaS. A implementação de uma política simples e um BPO gerenciado para áreas -chave como o software impede gastos desnecessários e estabelece uma cultura de controle financeiro antes que a escala se torne incontrolável.

 

​Q8: Como o fator de sustentabilidade/ESG na seleção de tipos de compras?​​

​A: É uma camada estratégica. Para compras diretas, significa examinar os fornecedores para o fornecimento ético e práticas ambientais. Para compras de capital, envolve a avaliação da eficiência energética e da vida útil dos ativos. Uma forte política de ESG pode significar escolher um fornecedor um pouco mais caro que se alinha com valores corporativos, impactando todas as decisões de compra.

 

​Q9: Qual é o papel de uma compra não-PO e quando é aceitável?​​

​R: Uma compra não-PO, como uma transação de dinheiro mesquinha ou gastos com cartão corporativo sem um PO pré-emitido, é um mal necessário. É aceitável apenas para despesas triviais e urgentes abaixo de um limite monetário rigoroso (por exemplo, menos de US $ 100). No entanto, requer relatórios robustos de despesas e reconciliação após o fato de manter trilhas de auditoria e evitar abusos.

 

​Q10: Como você mede o sucesso de sua estratégia de compras além da economia de custos?​​

​R: As principais métricas incluem o desempenho do fornecedor (entrega pontual, taxas de defeitos de qualidade), eficiência do processo (tempo de ciclo da requisição à ordem, porcentagem de gastos sob gerenciamento) e mitigação de riscos (número de fornecedores de fonte única, resultados da auditoria de conformidade). O verdadeiro sucesso é um equilíbrio entre custo, eficiência e resiliência.